Krijgt uw organisatie regelmatig representatieverzoeken om een representatie rol te vervullen bij een activiteit of evenement?
Met deze module kunnen representatieverzoeken worden opgevolgd, verwerkt en gearchiveerd. Communicatiemedewerkers die verantwoordelijk zijn voor het afhandelen van deze representatieverzoeken besparen veel tijd.
Het afhandelen van representatieverzoeken is vaak een tijdrovende zaak waar meerdere mensen binnen de organisatie bij betrokken zijn. Denk bijvoorbeeld aan verzoeken voor burgemeesters en wethouders die eerst moeten worden goedgekeurd.
Alle communicatie rond een representatieverzoek verloopt centraal via één systeem. Daardoor worden de verzoeken snel aan de juiste personen voorgelegd. Het hele proces wordt netjes vastgelegd zodat voor alle betrokkenen de status van een verzoek duidelijk is. Met de module representatieverzoeken maakt de communicatiemedewerker eenvoudig een draaiboek voor een representatie-activiteit. Met het draaiboek in de hand weten de betrokken uitvoerders precies wat er moet gebeuren. Op basis van historische data worden gelijksoortige representatieverzoeken snel afgehandeld. De module levert naast tijdwinst ook informatie op die gebruikt kan worden ter verbetering van het communicatiebeleid.
Een greep uit de functionaliteiten:
- standaardisering opvolging verzoek
- delen van informatie over een verzoek met betrokkenen
- draaiboeken samenstellen voor het uitvoeren van representatie-activiteiten
- inzicht in aantal verzoeken, aantal gehonoreerde verzoeken, personen die uw organisatie representeren etc
- genereren representatie agenda
- genereren representatie lijsten in pdf formaat
- koppeling naar persberichten module
- vastleggen van de communicatie met de aanvragende instantie